Senior Communicatieadviseur

Senior Communicatieadviseur

geplaatst in: Ingevulde vacature | 0

Functieomschrijving

Functie: Senior Communicatieadviseur
Opdrachtgever: Ministerie Justitie en Veiligheid – IND (Immigratie en Naturalisatie Dienst)
Standplaats: Den Haag
Startdatum: 01-08-2018
Looptijd: t/m 31-12-2018
Uren: 36 uur per week

Achtergrondinformatie

    In de eerste helft 2017 heeft Ernst & Young (EY) onderzoek gedaan naar de knelpunten bij de dienstverlening van de IND klantkanalen. Aanleiding hiervoor was de slechte bereikbaarheid, wat wordt veroorzaakt door een veelheid aan complexe (samenhangende) factoren. EY heeft in haar eindrapportage een analyse gemaakt van de knelpunten en aanbevelingen gedaan. De aanbevelingen raken zowel de “harde” kant van de organisatie (dienstverleningsconcept, structuur, processen, informatievoorziening, ICT, etc.) als de “zachte” kant van de organisatie (cultuur, leiderschap, medewerkerschap, beeldvorming, etc.).
    Het EY rapport is een goede leidraad om samen met betrokkenen (binnen de hele IND) te werken aan een verdere verbetering van de dienstverlening. Alhoewel het onderzoek zich focust op de klantkanalen bij de afdeling Particulier van de directie Dienst verlenen, is het oplossen van de knelpunten vooral een gezamenlijke opgave. Dit is ook nodig om aan te kunnen sluiten op het gewenste ambitieniveau beschreven in het concept Dienstverleningsplan 2025 (DVC2025).
    Het programma heeft vanuit het MTIND de opdracht gekregen om hiermee aan de slag te gaan en om in samenspraak met medewerkers te kijken wat hiervoor nodig is. Voor een belangrijk deel gaat het daarbij om de huidige klantkanalen (digitaal, callcenter, loket) meer in verbinding met elkaar te brengen en beter op elkaar af te stemmen. Het digitale kanaal is daarin het voorkeurskanaal. Om dit goed te kunnen doen is het nodig om inzicht in de kenmerken, wensen en de beweegredenen van de klant te vergroten en om het fluctuerend werkaanbod op de verschillende kanalen over meerdere (fysieke) locaties heen beter op elkaar af te stemmen. Aan de techniek kant zullen oplossingen moeten worden geboden om medewerkers flexibeler, prettiger, efficiënter en effectiever hun werk te kunnen laten doen. Daarnaast zullen medewerkers worden uitgedaagd om competenties en vaardigheden gerichter in te zetten ten behoeve van de verbetering dienstverlening. Het programma faciliteert dit proces door (samen met leidinggevenden) aan de slag te gaan met verbetermaatregelen en open te staan voor de suggesties van de medewerkers en ze te ondersteunen bij de uitvoering hiervan. Het programma faciliteert, ondersteunt, levert kennis, monitort, stuurt bij en zorgt voor de samenwerking en verbinding met de lijn, projecten en andere stakeholders. De eindverantwoordelijkheid voor het tijdig en kwalitatief opleveren ligt bij de lijnorganisatie. De wisselwerking tussen lijnorganisatie en programmateam is daarom van groot belang.
    Als senior adviseur communicatie geef je ondersteuning aan het programma en heb je afstemming met je medecollega’s van het team Corporate Communicatie. De functie zal worden ondergebracht bij het team Corporate Communicatie van de directie Dienst verlenen. Inhoudelijke afstemming heb je met de programmamanager en met de tactisch manager Communicatie.

Overige informatie

Directie Dienstverlening

    De IND kent en begrijpt de klant en de klant begrijpt en kent de IND. Dat is waar de directie Dienstverlenen voor staat. De directie is ervoor verantwoordelijk dat het contact met de klant snel, goed en prettig verloopt en er richting klant en (keten)partner altijd eenvolledig en correct beeld is van de context en de status van de klant. De dienstverlening is dus ingericht om de klant op maat te bedienen.
    De directie Dienstverlenen is opgebouwd uit een afdeling Particulier, afdeling Zakelijk, afdeling Communicatie, afdeling Innovatie & Standaardisatie, afdeling Expertise en afdeling Handhaving. De directie wordt ondersteund door een kleine stafafdeling.

Afdeling Communicatie, team corporate Communicatie

    De IND verandert van een productgerichte organisatie naar een klantgerichte organisatie en de afdeling Communicatie is hierbij beeldbepalend. Om zo goed mogelijk op alle veranderingen te kunnen inspelen en snel te kunnen acteren, is de afdeling opgebouwd uit twee teams: Corporate Communicatie en Klantcommunicatie.
    Team Corporate Communicatie richt zich vanuit een strategische invalshoek op het verbeteren van de reputatie en issuemanagement. Onder andere door het geven van strategisch advies, het monitoren van stakeholders, het (laten) doen van onderzoek, het voeren van een proactief mediabeleid en het opzetten en uitvoeren van campagnes en projecten die bijdragen aan de acht speerpunten van de IND.
    Team Corporate Communicatie is onderverdeeld in drie clusters: Strategie & Onderzoek, Media, Actualiteiten & Politiek en Campagnes & Projecten. Elk cluster bestaat uit een vast team van adviseurs en medewerkers. Vanuit hun expertise bedienen zij zowel de interne als de externe klant.

Doel van de functie

    Als verbinder en vernieuwer ben je altijd op zoek naar kansen en mogelijkheden die bijdragen aan het programmaresultaat de organisatiebrede doelstellingen. Je denkt van buiten naar binnen en past de communicatiestrategie en –uitvoering hier constant op aan, onder andere door het consequent uitdragen van de juiste boodschap. Je bent flexibel en komt gevraagd en ongevraagd met nieuwe en creatieve ideeën. Je houdt van aanpakken en bent een echte teamplayer.
  • Vertalen van organisatievraagstukken naar communicatievraagstukken
  • Adviseren – vanuit de invalshoek van effectieve communicatie – over voorgenomen IND-beleid en beleidsuitvoering
  • Geven van communicatieadvies binnen projecten met een hoog beleidsmatig en politiek afbreukrisico
  • Optreden als projectleider van complexe communicatieprojecten
  • Opstellen van communicatieboodschappen naar diverse doelgroepen
  • Optreden als onafhankelijk adviseur en stevige gesprekspartner
  • Helpen en faciliteren van de organisatie bij het communicatief vaardig(er) worden
  • Proactief op zoek gaan naar kansen en mogelijkheden die bijdragen aan het verbeteren van de communicatie binnen het programma en binnen de IND
  • Inhoudelijk sparringpartner en vraagbaak • Bewaken van de grote lijnen
  • Monitoren, verbanden zoeken en verbinden
  • Knelpunten signaleren en proactief komen met oplossingen

Functie-eisen

Competenties 

    Je bent een enthousiaste, energieke persoonlijkheid met een flink portie doorzettingsvermogen. Je hebt een proactieve houding en bent gericht op samenwerking. Verder ben je een verbinder en bezit je over organisatie inzicht en –sensitiviteit.

Expertisebeschrijving (Verplicht) 

  • Academisch werk- en denkniveau, bij voorkeur een studie op het gebied van communicatie(wetenschap). Beroepsprofiel communicatie C of vergelijkbaar;
  • Uitstekende schrijfvaardigheid
  • Ruime relevante werkervaring in meerdere organisaties
  • Aantoonbare coördinerende vaardigheden
  • Uitstekende advies- en communicatievaardigheden
  • Ruime ervaring met interne communicatie en verandermanagement
  • Ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving
  • Op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in het communicatievakgebied
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
  • Presentatievaardigheden
  • Organisatorische vaardigheden
  • Relevant netwerk
  • Je bent in staat om zelfstandig te werken en stelt jezelf assertief op, waarbij je kan omgaan met weerstand en stress.
  • Je bent een echter verbinder en wordt blij van samenwerken. Je bent integer, betrouwbaar en toegankelijk, wint snel het vertrouwen van de mensen om je heen en creëert zo draagvlak voor verandering.
  • Je kunt op meerdere niveaus in de IND-organisatie opereren.

    Standplaats

    Den Haag

     

    Over de sollicitatieprocedure

    Wil je reageren op deze vacature? Dat kan door een e-mail te sturen naar info@partners-in-communicatie.nl. Graag ontvangen wij jouw reactie voorzien van een actueel CV en een motivatie waarin jij jouw meest relevante ervaring onderbouwt.